作為一名工作者，對(duì)于年會(huì)，想必大家都有所經(jīng)歷。但是，如果作為一名年會(huì)的策劃人員，我們又應(yīng)該如何做呢？年會(huì)策劃應(yīng)該如何準(zhǔn)備呢？年會(huì)策劃又需要注意哪些方面呢？下面，就讓我們一起來(lái)看看吧。以下關(guān)于“年會(huì)策劃之準(zhǔn)備的注意方面與方法”的介紹。
【年會(huì)策劃準(zhǔn)備注意事項(xiàng)】
一轉(zhuǎn)眼又到了年底，各個(gè)公司都開(kāi)始籌備今年的年會(huì)，其實(shí)每個(gè)公司的年會(huì)類(lèi)型也不同，有的公司是辦員工總結(jié)大會(huì)，對(duì)過(guò)去一年在公司的表現(xiàn)情況進(jìn)行表彰鼓勵(lì)。生產(chǎn)型企業(yè)會(huì)在年會(huì)上將經(jīng)銷(xiāo)商聚集到一起，增加交流機(jī)會(huì)。所以，目的不同，開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作也是不相同的。
因此，活動(dòng)策劃籌備年會(huì)的時(shí)候一定要多收集信息，通過(guò)收集和整理年會(huì)相關(guān)的信息可以初步制定好年會(huì)的準(zhǔn)備工作。再與同事和領(lǐng)導(dǎo)溝通，逐步完善年會(huì)計(jì)劃，確保年會(huì)的順利召開(kāi)。
公司年會(huì)籌備核心的準(zhǔn)備工作就是制訂年會(huì)預(yù)算，年會(huì)預(yù)算包含交通費(fèi)用，年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地費(fèi)用，住宿費(fèi)用和餐飲費(fèi)用，還有一些活動(dòng)費(fèi)用。年會(huì)預(yù)算制定合理不僅可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，也是年會(huì)是否順利實(shí)施的一項(xiàng)保證。接下來(lái)就為你講一下策劃年會(huì)以及需要注意的地方。
首先要考慮的是在哪開(kāi)年會(huì)，如果公司只是在本地辦公，年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地在本地，這樣交通費(fèi)用就會(huì)省下很多，如果公司在外地有分公司，或者年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地在其他城市，那么就要考慮添加交通費(fèi)用，年會(huì)需要多少人參加，出發(fā)地至?xí)⻊?wù)地的交通費(fèi)用和會(huì)議期間交通費(fèi)用，還有歡送交通及返程交通都是要考慮在內(nèi)的部分。
其次就要考慮年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地租賃，這是在年會(huì)預(yù)算中占比重很大的一部分費(fèi)用。你想要開(kāi)什么規(guī)模的年會(huì)，需要年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)有哪些設(shè)施，在年會(huì)活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)候有哪些需要布置，這些都是要考慮的問(wèn)題。
而大多數(shù)的工作人員對(duì)這方面還不是很熟悉，挨家年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地去比價(jià)看服務(wù)不僅需要大量的時(shí)間和精力，因?yàn)橹皇且淮�，酒店給出的優(yōu)惠價(jià)格往往不會(huì)很滿意，建議預(yù)定選年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地的時(shí)候可以到場(chǎng)地網(wǎng)上去看看，上面會(huì)有當(dāng)?shù)鼐频旰蜁?huì)議的介紹，報(bào)價(jià)和網(wǎng)友對(duì)酒店的評(píng)價(jià)，如果參加團(tuán)購(gòu)還可以得到更多優(yōu)惠呢！
定下來(lái)年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地，接下來(lái)要考慮的就是住宿費(fèi)和餐飲，住宿應(yīng)該非常好理解，如果年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地提供就更好了，如果沒(méi)有就需要年會(huì)組織者提前預(yù)定，正常的住宿費(fèi)除與酒店標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。
年會(huì)活動(dòng)組織者明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍以便做出相關(guān)安排。會(huì)議的餐飲可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于年會(huì)活動(dòng)的需要及會(huì)議目的。
除非在年會(huì)活動(dòng)長(zhǎng)期是在室外，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通�？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括設(shè)備本身的租賃費(fèi)用和設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，這點(diǎn)也可以委托年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地的工作人員協(xié)助完成。
很多公司在年會(huì)開(kāi)完后會(huì)有節(jié)目表演的過(guò)程，在節(jié)目表演的過(guò)程中穿插著年終獎(jiǎng)的發(fā)放，或者公司對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)，這些需要提前跟年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地工作人員溝通，由他們提供表演的活動(dòng)場(chǎng)地和所需要的視聽(tīng)設(shè)備。這部分比較簡(jiǎn)單了，只需要統(tǒng)計(jì)好表演的節(jié)目和參與的人數(shù)就可以了。
【年會(huì)策劃的細(xì)節(jié)介紹】
當(dāng)活動(dòng)策劃領(lǐng)域開(kāi)始在吸引客源方面展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)活動(dòng)也開(kāi)始對(duì)客戶開(kāi)展工作發(fā)揮越來(lái)越重要的作用時(shí)，活動(dòng)策劃就必須做到出類(lèi)拔萃、與眾不同。作為活動(dòng)策劃人員，一定要保證策劃團(tuán)隊(duì)、施工團(tuán)隊(duì)、客戶等在時(shí)間、金錢(qián)、精力上的投入獲得回報(bào)。當(dāng)然，能讓活動(dòng)超出客戶的期望值，這也是對(duì)客戶欣慰的回報(bào)。
做到這些誠(chéng)然需要策劃公司掌握足夠的活動(dòng)設(shè)計(jì)，并在諸多細(xì)節(jié)方面做到天衣無(wú)縫，在各個(gè)環(huán)節(jié)之間做到無(wú)縫對(duì)接。活動(dòng)策劃公司就年會(huì)節(jié)目的選擇重要性與大家一起探討一下。
需謹(jǐn)慎，節(jié)目要對(duì)口。首先，作為策劃公司，你要弄清楚所舉辦的活動(dòng)屬于哪種類(lèi)型？是社交型，風(fēng)雅型，還是公司活動(dòng)。其次，要明白客戶群體主要分布在哪個(gè)年齡段？再者，要保證主持人，演員，藝人足夠?qū)I(yè)，一定要懂得商業(yè)操守和商務(wù)禮儀。
現(xiàn)場(chǎng)表演是打破僵局，活躍氣氛的途徑。這些節(jié)目可以是公司內(nèi)部員工參與也可以是事先準(zhǔn)備好的諸如魔術(shù)表演、歌劇表演、舞蹈、雜技、唱歌、仿真游戲……這些節(jié)目在選取與表演時(shí)要切合活動(dòng)的年會(huì)主題。比如我們可以唱些《飛的更高》、《我的未來(lái)不是夢(mèng)》、《陽(yáng)光總在風(fēng)雨后》等等有意義有激情團(tuán)結(jié)向上，能給人正能量的歌曲。魔術(shù)表演可以讓魔術(shù)師變出彩帶，絲綢等這些常規(guī)的作助興。
要清楚了解你所選定的節(jié)目和內(nèi)容。整個(gè)活動(dòng)的流程，作為策劃者你必須了如指掌，包括活動(dòng)所用的道具。
準(zhǔn)備一份詳細(xì)的活動(dòng)或節(jié)目表，列出舞臺(tái)上要進(jìn)行活動(dòng)的一切具體細(xì)節(jié)——具體詳細(xì)到每一分鐘，其中包括節(jié)目主持人，音響，燈光照明以及大屏幕顯示。
和專(zhuān)業(yè)的公司是一項(xiàng)不錯(cuò)的投資，因?yàn)樗麄冋莆罩鴦?dòng)態(tài)，而且為重要的是他們能夠以一種專(zhuān)業(yè)的方式來(lái)為你安排活動(dòng)。
以上關(guān)于“年會(huì)策劃準(zhǔn)備注意事項(xiàng)”和“年會(huì)策劃的細(xì)節(jié)介紹”的介紹，希望能讓您了解“年會(huì)策劃之準(zhǔn)備的注意方面與方法”帶來(lái)幫助。
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